Protokols no tiešsaistes sanāksmes tapst trīs soļos: ieraksti sanāksmi, transkribē ierakstu un no teksta izvelc lēmumus un uzdevumus. Teams un Google Meet var transkribēt paši, taču valodu saraksts atšķiras atkarībā no tava plāna un uzņēmuma IT iestatījumiem, tāpēc pārbaudi, vai tajā ir latviešu valoda. Ja nav, vai ja gribi tekstu ar nodalītiem runātājiem, augšupielādē ierakstu Transkripcijā. Šeit pa rīkam: kur atrast ierakstu un ko ar to darīt.

Pirms ieraksti

Sākumā pasaki dalībniekiem, ka ieraksti, un kam ierakstu vajadzēs. Zoom, Teams un Meet gan sākumā parāda paziņojumu, taču tas neaizstāj jautājumu. Uzņēmumā ir vērts ieskatīties arī iekšējos noteikumos, jo ieraksti satur personas datus.

Zoom

Ierakstīšana datorā ir pieejama ar jebkuru Zoom kontu, arī bezmaksas.

  1. Sanāksmes laikā loga apakšā spied Record (ierakstīt). Ja kontā ir ieslēgts ieraksts mākonī, izvēlies ierakstu šajā datorā.
  2. Pēc sanāksmes Zoom pārveido ierakstu, un tas var aizņemt brīdi.
  3. Faili pēc noklusējuma ir mapē „Zoom“ tavos dokumentos.

Tur atradīsi MP4 video un M4A audiofailu. Transkribēšanai pietiek ar M4A: tā ir tā pati skaņa daudz mazākā failā, tāpēc tā augšupielādējas ātrāk.

Microsoft Teams

Lai ierakstītu Teams sanāksmi, vajadzīga atbilstoša darba vai skolas licence, un tavam IT administratoram jābūt atļāvušam ierakstīšanu. Viesi un cilvēki no citas organizācijas to nevar sākt.

  1. Sanāksmes vadīklās izvēlies More actions (Papildu darbības) un tad Record and transcribe.
  2. Norādi, kas jāieraksta; ja pietiek ar skaņu, iespējams ierakstīt tikai audio.
  3. Apstiprini.
  4. Pēc sanāksmes ieraksts parādās sanāksmes tērzēšanā. Tas atrodas organizatora OneDrive.
  5. Pēc noklusējuma lejupielādēt var tikai organizators un līdzorganizatori. Ja neesi neviens no viņiem, palūdz failu.

Ieraksti var beigties pēc termiņa, ko nosaka administrators. Tāpēc drīz saglabā, kas tev vajadzīgs.

Google Meet

Ne katrs konts var ierakstīt: vajadzīgs piemērots Google Workspace plāns, un administratoram jābūt ieslēgtam šai funkcijai. Ar bezmaksas Gmail kontu tas nav iespējams.

  1. Datorā sanāksmes laikā apakšā labajā pusē spied Meeting tools (Sanāksmes rīki) un tad Recording.
  2. Izvēlies, lai sāktu ierakstu, un apstiprini logā, kas atveras.
  3. Ieraksts nonāk organizatora Google Drive, mapē „Meet Recordings“. Saiti pa e-pastu saņem organizators un tas, kurš sāka ierakstu.
  4. Lejupielādē video no Drive.

Sanāksme telpā

Klātienes vai jauktā sanāksmē noliec tālruni galda vidū starp cilvēkiem un ieraksti ar „Balss piezīmēm“ vai jebkuru rekorderi. Par to, kā tālāk ar iPhone, lasi rakstā iPhone balss piezīme uz tekstu.

Transkribēšana

  1. Atver transkripcija.lv un augšupielādē failu: M4A no Zoom vai video no Teams vai Meet. Divu stundu sanāksmi augšupielādē vienā gabalā; pārlūks to pats sadala.
  2. Teksts parādās ar nodalītiem runātājiem: 1. runātājs, 2. runātājs un tā tālāk. Vārdus lapa nezina, tos aizstāj pats.
  3. Kopēt ieliek tekstu ar runātāju norādēm starpliktuvē, Lejupielādēt piedāvā .txt failu. Sanāksmei, ko vēlies izplatīt (piemēram, vebinārs), vari saņemt arī subtitrus .srt vai .vtt.

Bez konta tiek transkribētas tikai pirmās 30 minūtes, tāpēc stundu garu sanāksmi nogriezīs pa vidu. Lai saņemtu visu sanāksmi, pieraksties ar Google vai Apple. Līdz 2027. gada janvārim Pro visiem ir bez maksas, ar 10 transkribēšanas stundām mēnesī un bez kartes (Cenas).

Tiešraides transkribēšanas nav, un sanāksmei nepievienojas arī robots: Transkripcija apstrādā ierakstu pēc tam, kad sanāksme ir beigusies.

No transkripta uz protokolu

Sadaļā Manas piezīmes ierakstu vari importēt tieši piezīmē (piezīmes izvēlnē „Importēt ierakstu“); transkripts parādās tur. Pēc tam atver „Jautā AI“: ātrās darbības piedāvā „Kopsavilkums“ un „Uzdevumi un vienošanās“, un vari uzrakstīt arī savu norādījumu. Piemēram:

Šis ir sanāksmes transkripts. 1. runātājs ir Anna Bērziņa, 2. runātājs ir Jānis Kalniņš. Uzraksti protokolu ar: dalībniekiem, apspriestajām tēmām dažās rindās, lēmumiem, uzdevumiem (kas, ko, līdz kuram laikam), atklātajiem jautājumiem. Raksti tikai to, kas tika pateikts; ja kaut kas ir neskaidrs, atzīmē ar jautājuma zīmi.

AI vispirms parāda jauno versiju ar izceltām izmaiņām. Pēc tam izlem, vai aizstāt piezīmi, izveidot jaunu piezīmi vai pievienot kopsavilkumu beigās. Atbildei piezīme un tās transkripti tiek nosūtīti Google Gemini.

Rezultātu vienmēr pārbaudi pret transkriptu. AI var sajaukt, kurš kam ir apņēmies, un skaitļus un termiņus labāk pārlasīt tekstā. Pirms konfidenciālu sanāksmi ieliec AI rīkā, noskaidro arī, ko atļauj tavs uzņēmums.

Ja protokolu labāk raksti pats, noderīgam paraugam pietiek ar dažām rindām:

  • datums, laiks un rīks (Zoom, Teams, Meet)
  • dalībnieki
  • darba kārtības punkti
  • lēmumi
  • uzdevumi: kas ko dara līdz kuram laikam
  • atklātie jautājumi un nākamās sanāksmes laiks

Lēmumu protokols fiksē tikai to, kas nolemts un kurš ko izpilda. Detalizētais protokols papildus atspoguļo diskusijas gaitu. Lielākajai daļai komandu sanāksmju pietiek ar lēmumu protokolu, un transkripts dod materiālu abiem variantiem.

Ja protokolam ir juridiska nozīme (biedru sapulce, dalībnieku sapulce, valde), tā forma atkarīga no noteikumiem, kas attiecas uz attiecīgo institūciju, piemēram, statūtiem vai reglamenta. Transkripts ir laba bāze, bet neaizstāj protokolu.

Kurp ieraksts nonāk

Runas atpazīšanu veic ElevenLabs (ASV). Tur ieraksts nonāk tikai apstrādei. Failu, ko augšupielādē sākumlapā, mēs neglabājam. Sadaļā Manas piezīmes ieraksts un transkripts paliek tavā kontā, līdz tos izdzēsīsi. Sīkāk privātuma politikā.